مدیریت زمان 5

درس پنجم- اصل دوم: ذهن

 

همانگونه که از عنوان این درس مشخص است، در این درس شما با مفهوم ذهن که دومین اصل مدیریت زمان است آشنا می‌شوید. 

در مورد ذهن، اولین کاری که باید انجام دهید آن است که ذهن خود را از مسائل و ایده های مختلف و حل نشده پاک کنید تا به این صورت ذهنی روشن و فعالی داشته باشید. زیرا داشتن یک ذهن روشن و پاک به راحتی به شما کمک می‌کند تا بهره وری و مدیریت زمان خود را افزایش دهید.

برای آنکه بتوانید ذهن خود را همواره پاک و به دور از هرگونه مسائل و موضوعات حل نشده و مختلف درآورید، سه ویژگی مهم را باید در نظر بگیرید تا به این صورت بتوانید ذهن خود را در کمترین زمان ممکن سازماندهی و پاک کنید:

۱- سریع باشد: در روشی که برای پاکسازی ذهن خود استفاده می کنید، باید دقت کنید که سرعت استفاده از آن بالا باشد به گونه که به محض آنکه ایده و یا نکته ای به ذهن شما رسید، بتوانید آن را در کمترین زمان ممکن در یکی از نقطه های تجمعی ای که قبلا انتخاب کرده اید (مانند دفترچه یادداشت) یادداشت کنید و به این صورت ذهن خود را رها و آزاد کنید.

۲- راحت و آسان باشد: روشی که برای پاکسازی ذهن خود انتخاب می کنید آسان و راحت باشد. به عنوان مثال اگر برای یادداشت ایده هایی که به ذهن تان می رسد از یک نرم افزار رایانه ای استفاده می کنید، دقت کنید که کارکردن با این نرم افزار آسان و سریع باشد چون اگر روش کار با آن سخت و مشکل باشد، طرز استفاده از این نرم افزار خود به یکی از مواردی که ذهن شما را مشغول خواهد کرد، تبدیل می شود. برای همین به یاد داشته باشید که از روشی استفاده کنید که ساختاری آسان و راحت داشته باشد.

۳- قابل حمل باشد: روشی که شما برای پاکسازی ذهن خود از ایده های مختلف استفاده می کنید باید قابل حمل باشد. بدین معنا که فارغ از هر مکانی شما بتوانید از آن روش استفاده کنید، مثلا در مترو، اتوبوس و یا در سر کلاس درس. به همین دلیل علاوه بر سریع و آسان بودن روشی که انتخاب کرده اید، قابل حمل بودن آن به گونه ای که در هر جایی همراه شما باشد دارای اهمیت زیادی است، زیرا شما به کمک این ویژگی در هر مکانی می توانید ذهن خود را از هرگونه موضوع حل نشده و یا ایده ای خالی کنید.

حالا که با سه ویژگی مهم مدیریت ذهن آشنا شدید، بد نیست که چند مثال در مورد ابزارهایی که دارای این سه ویژگی هستند، بزنیم که این ابزارها می توانند یکی از شش نقاط تجمعی ای که قبلا در مورد آنها صحبت کرده ایم را تشکیل دهند.

۱- دفترچه یادداشت کوچک: مهمترین مزیت داشتن یک دفترچه یادداشت کوچک آن است که شما می توانید آن را با خود به مکان های مختلف ببرید و به این صورت به راحتی و سریع آنچه را که به ذهن تان می رسد را در آن یادداشت کنید. البته این ابزار بدون مشکل نیست؛ به عنوان مثال شاید شما بخواهید که یادداشت های خود را به اینباکس فیزیکی خود منتقل کنید که برای این کار نیاز دارید تا یادداشت های خود را از دفترچه جدا کنید و یا آنکه آنها را بازنویسی کنید.

۲- لیست کاغذی: لیست کاغذ می تواند همان لیست کارهایی باشد که شما باید انجام دهید (to do list) و از این جهت می توان لیست کاغذی را ابزاری چند کاره دانست. کار کردن با این لیست نیاز به هیچ تکنیک و یا فناوری ندارد و می تواند در ساده ترین حالت، یک تکه کاغذ از یک دفترچه کاغذی بزرگ باشد.

۳- تلفن همراه: شاید بتوان این ابزار را یکی از پرکاربردترین ابزارهای حال حاضر در دنیا دانست. شما به کمک تلفن همراه خود که همواره و در هر شرایطی همراه تان است، می توانید یادداشت ها و ایده های خود را یادداشت کنید. برای این کار بسته به نوع و مدل تلفن همراهی که دارید، روش استفاده متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال اگر شما یک گوشی هوشمند مانند آیفون داشته باشید، به راحتی و با نصب ده ها اپلیکیشن کاربردی در این زمینه می توانید تلفن همراه خود را به ابزاری برای پاکسازی ذهن خود از ایده ها و مسائل حل نشده تبدیل کنید. البته نباید فراموش کنید، در صورتی از تلفن همراه باید استفاده کنید که با آن احساس راحتی، آسانی و سریع بودن را داشته باشید.

۴- رایانه شخصی: رایانه شخصی شما که قابل حمل باشد یکی دیگر از گزینه های مناسب برای آن است تا شما سریع، راحت و در هر مکانی بتوانید آنچه به ذهن تان می رسد را در آن یادداشت کنید. برای این کار نرم افزارها و وب سایت های مختلفی مانند مایکروسافت نوک یا اورنوت (Evernote) وجود دارند که به راحتی به شما برای دسته بندی یادداشت ها و ایده هایتان کمک می کنند. البته در مورد رایانه شخصی نباید این دو نکته را فراموش کرد که این ابزار به راحتی قابل حمل نیست و دوم آنکه در زمان روشن کردن آن ممکن است وقت زیادی از شما گرفته شود. به همین دلیل اگر از رایانه شخصی به عنوان ابزاری برای پاک کردن ذهن و مدیریت زمان استفاده می کنید، باید این دو نکته را به یاد داشته باشید.

 

پاکسازی ذهن از مسائل درگیرکننده
تا اینجا شما با ویژگی های ابزارهایی که به کمک آنها می توانید ذهن خود را پاک کنید آشنا شدید. حالا نوبت آن است که چگونگی پاکسازی ذهن خود را از مسائل حل نشده و کارهای مختلف یاد بگیرید.

اولین قدم برای این کار آن است که یک لیست از کارها و مسائلی که ذهن شما را درگیر می کنند، تهیه کنید. برای راحتی کار شما می توانید از لیستی که در ایمیل ضمیمه شده است استفاده کنید. زمانی که این لیست را دانلود کردید، از ابتدای لیست شروع به خواندن هر مورد کنید و در صورتی که موضوعی مرتبط با آن به ذهن تان رسید، آن را بر روی ورقه ای یادداشت کنید.

برای درک بهتر بد نیست که به مثال زیر دقت کنید. در این مثال یکی از موضوعات موجود در لیست در نظر گرفته شده است و سپس موارد مرتبط با آن که ذهن ما را به خودش مشغول کرده، نوشته شده است.

موضوع: تمیز کردن یا مدیریت فضاها

  • تمیز کردن میز کار
  • طبقه بندی کردن پرونده ها
  • پاکسازی مدارک قدیمی

​زمانی که شما تمامی موضوعات موجود در لیست را بخوانید و موارد مرتبط با هر موضوع را در برگه ای یادداشت کنید، فرآیند پاکسازی ذهن خود را آغاز کرده اید و به راحتی می توانید ذهن خود را از مسائلی که باعث مشغولیت ذهنی شما شده اند پاکسازی کنید.

نکته ۱: مدت زمانی که برای انجام این لیست نیاز دارید حدود یک ساعت خواهد بود.

نکته ۲: بهتر است که لیست بالا را به کمک یکی از دوستان خود بخوانید به این صورت که دوست شما هر یک از موضوعات را با صدای بلند بخواند و سپس شما به هر یک از موضوعات فکر کنید. در صورتی هم که می خواهید این کار را به صورت انفرادی انجام دهید، حتما هر موضوع را با صدای بلند بخوانید و سپس به آن موضوع فکر کنید.

با خواندن لیست بالا و پاکسازی ذهن تان، به احتمال بسیار زیادی شما احساس آرامش و تمدد اعصاب بیشتری نسبت به گذشته خواهید داشت زیرا شما هر آنچه در ذهن تان بوده است را پاک و خارج کرده اید و به همین دلیل هم اکنون زمان تنظیم یک برنامه برای پاکسازی ذهن تان است.

 

تنظیم یک برنامه برای پاکسازی ذهن
فرآیند پاکسازی ذهن با یک بار خواندن موضوعات مختلف لیست و انجام آن میسر نمی شود و شما باید این کار را در بازه های زمانی مختلف انجام دهید. برای همین برای پاکسازی ذهن تان شما نیاز به یک برنامه مشخص دارد و پیشنهاد ما به شما آن است که هر سه ماه یک بار بازخوانی لیست و پاکسازی ذهن خود را انجام دهید.

با گذشت زمان از اولین باری که نسبت به پاکسازی ذهن خود اقدام کرده باشید، شما به مدت زمان کمتری برای پاکسازی ذهن خود احتیاج خواهید داشت و علاوه بر آن مواردی که ذهن شما را درگیر خود کرده اند با کاهش چشمگیری همراه خواهند بود و شما بیشتر به وظایف کوچک و نه ایده ها کلی فکر خواهید کرد و آنها را بر روی کاغذ خواهید آورید.

برای همین به یاد داشته باشید که هر سه ماه یک بار برنامه ای یک ساعته برای پاکسازی ذهن خود در نظر بگیرید.

 

اقدام براساس لیست پاکسازی ذهن
یکی از مواردی که ممکن است شما بعد از ایجاد لیست کامل از مسائل و مواردی که ذهن تان را مشغول کرده اند با آن درگیر باشید آن است که احساس نگرانی از این همه کار و فعالیت بکنید.

اگر شما جز این دسته افراد هستید که با مشاهده لیست پاکسازی ذهن تان دچار استرس و نگرانی شدید شده اید، باید بدانید که در ادامه این دوره شما با روش های مختلف برای حل و انجام کارهای و ایده های موجود در لیست آشنا خواهید شد و خواهید آموخت که بدون نگرانی و به راحتی تمامی کارها را در زمان و وقت مناسب خود انجام دهید.

آنچه که بسیار مهم است آن است که همواره به یاد داشته باشید که هر زمان که ایده و مسئله ای به ذهن تان خطور کرد، آن را به سرعت از ذهن تان پاک و در جایی یادداشت کنید تا اینگونه این کار به صورت یک عادت درآید.

 

/ 0 نظر / 18 بازدید